Als professionelle Hausverwaltung bieten wir Eigentümergemeinschaften eine zuverlässige, transparente und rechtssichere Verwaltung. Unser Ziel ist es, den Werterhalt Ihrer Immobilie langfristig zu sichern und eine harmonische und effiziente Bewirtschaftung sicherzustellen.
Kaufmännische
Verwaltung
Wir sorgen für eine stabile finanzielle Grundlage der Gemeinschaft und übernehmen sämtliche betriebswirtschaftlichen Aufgaben:
Finanzmanagement
- Aufstellung des jährlichen Wirtschaftsplanes (laufende Kosten, Rücklagen, Vorschüsse)
- Erstellung der Jahresabrechnung inkl. Einzelabrechnungen je Eigentümer
- Verwaltung der Liquidität der Gemeinschaft
- Anlage und Verwaltung der Instandhaltungsrücklage
Buchhaltung
- Führen der laufenden WEG‑Buchhaltung
- Verbuchen aller Einnahmen und Ausgaben
- Führen des Hausgeldkontos
Zahlungsverkehr
- Zahlung von Rechnungen und Verträgen der Gemeinschaft (Versorger, Dienstleister, Handwerker)
- Überwachung der Zahlungseingänge der Eigentümer
- Durchführung des SEPA‑Lastschrifteinzugs für Hausgelder
Mahnwesen
- Überwachung offener Hausgelder
- Durchführung des Mahnverfahrens
- Einleitung anwaltlicher Schritte bei Zahlungsverzug
Vertrags- und Dienstleistermanagement
- Abschluss und Überwachung von Verträgen (Reinigung, Wartung, Versicherung etc.)
- Einholen von Angeboten und Kostenvergleichen
- Kontrolle und Abnahme von Dienstleisterleistungen
Versicherungswesen
- Abschluss und Betreuung von Gebäude- und Haftpflichtversicherungen
- Abwicklung von Versicherungsschäden
- Kommunikation mit Versicherern und Sachverständigen
Vorbereitung der Eigentümerversammlung (wirtschaftliche Teile)
- Präsentation des Wirtschaftsplanes und der Jahresabrechnung
- Erstellen von Beschlussvorlagen zu wirtschaftlichen Themen
Technische
Verwaltung
Wir kümmern uns um die technische Funktionstüchtigkeit und Sicherheit Ihrer Immobilie:
Überwachung des Gebäudezustands
- Regelmäßige Objektbegehungen
- Erkennen von Mängeln, Schäden und Sicherheitsrisiken
- Dokumentation des Gebäudezustands
Instandhaltung & Instandsetzung
- Planung und Organisation von Reparaturen
- Beauftragung und Koordination von Handwerkern
- Überwachung von Arbeiten und Abnahme der Leistungen
- Sicherstellung der Gewährleistung und Mängelverfolgung
Wartung & Sicherheit
- Erstellung und Überwachung von Wartungsplänen
- Einhaltung gesetzlicher Prüfpflichten
- Kontrolle von Prüfberichten und Umsetzung notwendiger Maßnahmen
Technische Dokumentation
- Verwaltung und Aktualisierung aller technischen Unterlagen
- Aufbewahrung von Wartungs- und Inspektionsprotokollen
- Verwaltung von Plänen
Notfall- und Störungsmanagement
- Organisation von Sofortmaßnahmen bei Schäden
- Beauftragung von Notfallfirmen
Verkehrssicherungspflichten
- Überwachung der Einhaltung aller Pflichten
- Kontrolle von Dienstleistern
- Dokumentation zur Absicherung der Gemeinschaft
Allgemeine
Verwaltung
Wir übernehmen alle organisatorischen und rechtlichen Aufgaben, damit die Gemeinschaft reibungslos funktioniert:
Organisation & Kommunikation
- Ansprechpartner für Eigentümer, Mieter, Behörden und Dienstleister
- Führung des Schriftverkehrs
Eigentümerversammlung
- Vorbereitung und Organisation der Eigentümerversammlung
- Erstellung der Beschlusssammlung und des Protokolls
- Durchführung und Überwachung der Beschlussumsetzung
Dokumentationspflichten
- Führen und Aktualisieren der Beschlusssammlung
- Verwahrung aller relevanten Unterlagen der Gemeinschaft
- Ordnungsgemäße Archivierung von Verträgen, Protokollen und Plänen
- Datensicherung und Dokumentenverwaltung
Vertrags- & Rechtsangelegenheiten
- Prüfung und Überwachung bestehender Verträge
- Abschluss neuer Verträge im Rahmen der Verwalterbefugnisse
- Zusammenarbeit mit Rechtsanwälten bei juristischen Themen
- Überprüfung von Beschlussfähigkeit, Rechtmäßigkeit und Fristen
Ausschreibungen & Angebotswesen
- Einholen, Vergleichen und Bewerten von Angeboten
- Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen für den Beirat und die Eigentümer
- Kommunikation und Abstimmung mit Dienstleistern
Betreuung des Verwaltungsbeirats
- Regelmäßige Abstimmung mit dem Beirat
- Bereitstellung von Informationen und Unterlagen
- Vorbereitung gemeinsamer Termine
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
- Überwachung der Pflichten aus dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG)
- Beachtung von Datenschutz- und Dokumentationsvorschriften
- Sicherstellung ordnungsgemäßer Verwaltung im Sinne des WEG
Sonstige Aufgaben
- Organisation von Eigentümerwechseln
- Pflege von Objektstammdaten
- Verwaltung von Gemeinschaftseinrichtungen